四、预收款的管理。
当销售人员或者财务部门收到客户的预付款后，在系统中，根据相关的销售定单生成预收款单。只有及时录入此单据，后续的操作才不会发生错误。同时，到后期的收入确认中，应收帐款还自动可以跟预收帐款进行对冲，所以单据都自动生成并且相互关联，可以保证企业资金的安全。
五、出货单控制。
若预收款政策设置在出货级别上控制时，出货单在审核时，也会进行相关控制。如客户A设置了付款后出货，则系统在出货单审核时，就会触发一个判断的动作，去判断该张销售定单的款在系统中有否确认过的收款单据，若没有，则系统会拒绝审核、并告知操作员操作失败的原因及解决措施。而客户C因为只需要在出货时，付50%的货款，则系统在审核时，若发现，其这张销售定单已经付了150万的款，则也允许其出货，否则，也会有类似的出错警告。
通过以上这一层层的控制，就可以把相关的预收款政策落到实处。系统流程跟实际制度相结合，可以最大限度的保证企业资金的安全。
ERP操作技巧：
1、从以上的分析中，我们可以看出，若财务部门的预收帐款不及时的录入系统的话，则后续的作业都将无法操作，应审核的销售定单可能无法审核，应出货的出货单可能无法审核，所以，可见，财务部门的操作的重要性。所以，销售部门跟财务部门要及时配合，若客户通知销售人员已经付款时，销售员要把这一信息及时告知财务，让其去查询是否收到款项(若财务不主动去查询的话，一般当天的收款要在第二天甚至更久企业才能收到银行的相关信息)，及时在系统中录入单据。
2、企业还要制定相关的管理制度与作业规范。如规定，销售定单没审核时，各个部门不能根据此安排生产计划与采购计划;当出货单没审核时，仓库人员不准出货或者保安没看到系统打印出来的出货单不能放行。相关制度落实到实处后，预收款流程才能落到实处。
3、基础资料的准确性。笔者已经在多篇文章中，强调基础资料的准确。在这个流程中，笔者再强调一次，基础资料的准确性问题。假如客户C的预收帐款的比例统计不准确，或者输入系统错误，系统计算出来的预收款为160万(按60%计算)，而实际是50%，客户也只付了150万。但是，在出货时，系统会认为客户款还没有足额支付，系统就会拒绝出货。此时，就会引起客户的投诉，企业各个部门之间，也会相互抱怨。所以，企业对于基础资料的准确性问题，要引起高度的重视。而不要等出现问题时，再进行相互的推委与攻击。一方面，数据收集人员，在收集相关的收款政策时，要准确;而系统数据维护人员，也要多长个心眼，数据输入系统后，多看几眼。
相关链接:大话ERP之如何进行付款条件的控制
