【IT专家网独家】我受一朋友所托，他让我根据他们公司的实际情况，把他们公司的 邮件系统跟ERP系统整合起来。

　　朋友的公司是一家外资企业，成立不是很久，才两年时间。但是，由于是老外管理，所以，他们对于企业的信息化管理非常重视。在成立之初，就在公司内部建立了邮件系统与文件服务器，内部文档的转接基本上实现了电子文档的传递。而近一段时间，他们上了国外的一开源的ERP软件，并自主实施。经过大半年时间的努力，已经基本取得了成功。但是，他们现在遇到一个问题，就是现在使用的ERP软件无法跟邮件系统结合起来，如销售定单，要从ERP系统中导出为PDF格式的文件，然后在通过邮件系统发给生产部门与采购部门，让其安排采购与生产。类似的重复性工作还有多，管理层希望能够把ERP系统跟邮件系统结合起来，省去这些无谓的重复性工作。

　　由于他们使用的ERP系统是开源的ERP系统，所以，他们希望能够自主的完成这方面的集成工作，故，我朋友就找到了我，希望我能够给他们写个方案。

　　朋友收托，我不好推辞，只好勉为其难的写了一个方案。没想到，他们用起来，还蛮顺手。近期，还付一笔酬金，意思意思。钱是小事，但是，让我感到了一种成就感。今天，心血来潮，就把这个方案概要的总结了一下，给大家参考一下。

　　企业状况：

　　1、 邮件系统状况：企业内部有独立的邮件服务器，在企业已经应用了近两年时间，可以说，已经非常成熟。而我对于邮件系统并不是很熟悉，所以，不打算在邮件系统上出主意。

　　2、 ERP系统状况：企业用的是一个国外的开源ERP系统，源代码、后台数据库都是免费公开的。而且，企业为了实施ERP，还专门召了几个IT人员，负责开源ERP系统的二次开发、测试、改进工作。由于企业有这方面的专家，我决定从ERP系统出发，结合前台代码和后台数据库的相关功能，把ERP系统跟邮件系统结合起来。

　　3、 IT实力：企业从一开始就非常重视IT技术的应用，有专门的IT部门，其下有4个专门的IT人员来维护企业的IT系统。可以说，这个企业的IT实力比较雄厚。要完成一定的开发工作，应该不是很困难。

　　解决思路：

　　由于我对于邮件系统不是很专业，所以，不打算在这上面做文章。而因为ERP系统是开源的，并且数据库结构也是开放的，这就给我了提示，我准备在这上面找突破口。

　　一方面，通过ERP系统源代码的开发，关联邮件系统，实现发邮件的功能。如报表上，添加一个按钮，只要事先设置好邮件的接收人，鼠标一点，就可以把邮件发给相关的人员。

　　另一方面，通过邮件的触发器功能，当单据的进行了相关作业后，如单据审核后，就自动发邮件给相关人员，而不用人工的干涉。

　　销售部门的具体解决方法：

　　1、 销售定单的审核。

　　销售定单审核时，用户要求其能够把销售定单的数据，自动发送给销售总监、物流部门、生产部门与采购部门，其格式要转换成PDF格式，以防止修改。

　　我在考虑这个功能时，刚开始是想通过编写代码完成。如通过编写一段代码，捆绑到现有的审核按钮上面，然后，当单据审核时，把销售定单自动转换成PDF格式，然后发给其他预先设置好的收件人员。但是，后来发现如此做的话，审核时，要花近五分种的时间，用户等不及。

　　为此，我考虑通过后台数据库进行处理。基本思路就是，当系统审核时，编写一个触发器，类型为事后。即，当单据符合审核的条件时，先审核，然后再做其他相关的动作，如文件转换与发邮件的功能。如此，可以把工作转移到后台处理，而不耽误前台的审核时间。转移到后台，就是有一个问题，文件是否转换成功，邮件是否发送成功呢?如何把这些信息传递给用户?我采取了三重保险，一是把销售定单也发一份给用户自己，如此，他们就可以看到邮件发出去的内容是否跟预先设计的一样;二是把后台处理的作业状态及时发邮件给用户，告知他们后台的操作是否成功;三是当文件没有转换成功或者邮件没有发送成功时，把不成功的状态传回到销售定单，并把其跟报表结合起来，用户每天下班前，查询一下销售定单的发送状况，就可以知道邮件是否发送成功了。

　　2、 销售定单的变更。

　　销售定单的变更处理基本上跟销售定单的审核一致，只是多了一项功能，就是邮件的确认功能。因为销售定单的变更要求能够及时到相关人员，所以，用户希望当其他人员看到相关邮件时，能够自动回复，告知用户已经收到邮件。

　　这个功能很简单，通过邮件系统的自动回复功能就可以实现。我建议企业把销售定单变更的收件人专门设置成为一个小组，然后，当发个这个小组的邮件时，都设置为自动回复，就可以知道他们是否收到邮件了。