(6)易用性

　　编码应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能的短小，常用的编码应尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率。

　　完成编码规则后，依据编码规则逐条确定静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作。

　　第三步：期初数据准备和系统上线

　　有了基础数据，就有了ERP运行的基础。但ERP上线后，系统里的数据是不是能够反映现实情况，就要看期初数据能不能及时准确地录入系统了。

　　由于期初数据反映的是上线那个时间点的数据，因此过早准备是没有意义的，这些事务处理数据都是动态的，每天都在变化。因此完成期初数据准备需要更精密的时间表，通常会这样安排计划。

　　根据ERP项目的实施进度，确认上线时间，并进行项目管控。

　　在上线之前一个月内进行全面的库存盘点，并在财务上进行盘盈盘亏处理。盘点时使用新的编码规则。

　　要求各业务部门在上线之前尽可能处理完未结清的订单和应收应付单据，以减少手工和系统切换的难度，同时也降低日后对账的工作量。

　　在上线之前两周，集中人力将静态数据导入或者录入系统。

　　在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统。可视数据量的多少适当提前或者滞后录入，但要保持系统中的数据与实际情况相符。

　　在上线后的一个月内，通过核对手工账和实物，检查系统数据是否准确，并查出差异所在，进行调整。

　　数据生命周期管理

　　至此，整个ERP项目上线之前的数据准备宣告完成。但作为一个完整的系统，上线还只是ERP应用的开始。相比前期的痛苦，上线后保持数据的“纯洁”更显得重要。在系统运行期间，还要做到以下几点。

　　成立专门的编码维护部门，根据编码规则添加新的编码。

　　上线后，需要对部分业务流程和操作规程进行调整，以适应系统内的数据流转。

　　应用管理员及时处理系统中的异常数据。

　　定期对数据备份，确保数据完整，在出现数据灾难时可以恢复到最近一个数据点，最大限度地减少损失。

　　清理垃圾数据和已经失效的数据。

　　根据业务和管理的需要，增加新的数据项或者更改原数据定义等。

　　保证数据质量的方法

　　数据质量是数据的生命，因为错误的数据没有任何现实的意义，反而是系统无法上线或者掉线的导火索。保证数据质量是时时刻刻要做的事情。在这方面，经验更显宝贵，不过我们还是可以探询出一些成型的方法。