【IT专家网独家】

　　采购进货管理是采购环节的最后一道程序，其虽然没有采购那么复杂，但是，因为其直接关系到企业的资产安全，所以，在ERP系统中，设置了很多的关卡，如没有采购单是否允许收获、是否允许超量收货、供应商超期送货如何管理、是否允许分批收货等等进行相关的控制，从而保证企业采购资金的安全。

　　下面笔者结合一家客户的进货管理流程，来谈谈在实际工作中，如何结合ERP系统的进货管理流程，做好进货作业的相关控制。

　　步骤一：供应商送货通知单。

　　供应商送货的话，一般都会随货附上供应商资金的出货单，而企业一般把它叫做供应商送货单。不要小看这简单的一张送货单，其中学问还真不少。

　　供应商送货通知单格式虽然是供应商自己定义的。有的供应商送货单上，没有企业的采购订单号码，甚至其产品编码也是供应商自己的编码，而不是企业的编码。这对于后续的ERP操作会比较烦吗，如仓库管理员还要去寻找入库单对应的采购订单号码，还需要确认公司的编码等等。其实，企业在接到客户订单的时候，客户会要求企业在出货单上写明客户下单的销售订单号码，同时，在出货单上也要用客户的产品编码，而不是企业自己的产品编码。这主要是为了方便客户的后续操作。

　　在跟供应商的交易中，企业就是供应商的客户，是他们的上帝。所以，企业也可以这么要求供应商。要求供应商在他们的送货单上，注明公司的采购订单号码、在采购单上的产品编码要利用公司的编码而不是供应商自己的编码。不要小看这一小小的改变，他可以大大的提高仓库管理员进货单输入的效率。

　　如笔者有一个客户，在上ERP系统之前，供应商的送货单就没有他们企业的采购订单号码。后来在笔者的建议之下，他们要求供应商的送货单上，必须填写上他们的采订单号码。这么一个小小的改变之后，无论是仓库在入库单作业上，还是对帐上，都方便了许多。

　　步骤二：仓库判断是否收货。

　　当供应商把送货单送到仓库后，仓库部门需要先对该送货单进行初步判断，该笔送货是否合法，是否需要收货。一般仓库管理人员在收到送货单后，需要进行如下判断：

　　1、供应商该笔送货，有否对应的采购订单。一般企业，在采购管理到，都是拒绝无单采购的。也就是说，若没有书面的采购单的话，供应商是不能送货的。所以，仓库管理员首先需要进行判断，该笔货物是否对应的采购单，若没有的话，则仓库管理员将拒绝收货。在供应商的送货单上一般有企业的采购订单号码，所以，通过这个内容就可以初步判断，该笔货物是否属于无单采购。

　　系统控制：在ERP系统中，还可以对此进行强制控制。如用户只需要在入库单单据性质上进行设置“入库单必须核对前置单据”，如此的话，仓库管理员在输入入库单的时候，必须有采购单单号，而且，所输入的产品编号必须跟对应采购订单中所采购的产品一致。否则的话，系统将无法审核这张入库单，这就可以强制保证仓库管理员所输入的进货单都有对应的采购单，从而防止无单采购事件的发生。一般情况下，在系统上线的初期，可能用户没有导入未结案的采购订单，此时，发生的进货业务所对应的采购订单没有在系统中录入，故，在系统上线后可能有个过渡阶段，需要把入库单的单据性质“入库单必须核对前置单据”取消掉，即允许无采购单也允许入库;而当企业系统运行正常，所有采购单已经正常录入的话，则可把“入库单必须核对前置单据”这个选项选中，在系统上实现强制控制。