【IT专家网独家】

　　在上篇文章中，笔者阐述了请购单单头功能设计的相关说明。其实，在ERP中，大部分单据都分为三部分，单头、单身与单尾。如请购单为例，单头描述的是请购单的大致信息，如是有谁请购，谁审核的等基本的控制信息;而请购单单身则显示的是请购的具体内容，如需要请购什么材料、请购的数量等等;而单尾则是对于这张单据信息的统计，如总共的请购金额等等。一般来说，单据设计的难点在于单头与单身，单尾设计基本没有什么难度。

　　下面笔者结合自己在使用的ERP系统，谈谈在请购单单身设计中需要注意的问题，为实施顾问或者ERP使用者提供一些指导。

　　如下图，是ERP请购单单身中的常见字段，一些冷僻字段，这里为了 叙述的方便，已经省略。

　　字段一：品号。

　　品号这个字段，在这个请购单单身中具有非常关键的作用，因为后续的很多内容，都会根据品号的内容而改变。所以，在这个字段的设计中，我们设计人员要千方百计保证用户输入的方便以及提高他们输入的准确性，防止做无用功。

　　控制点一：快捷键的设置。若用户很清楚品号的编码规则，而且，对所需要请购的物品也非常熟悉，那么直接在该字段中输入品号即可。但是，在大部分情况下，用户可能只知道品号的一部分，如只知道前面的几个字母，而不知道后面的流水号，此时，用户就需要先进行查询，然后再进行选择。为了用户的方便，在品号字段处，笔者进行了如下的设计。首先，用户可以直接在该字段处数据前面几个类别码，系统会自动进行模糊查询，若查询结果多与一个的话，则系统就会弹出一个查询窗口，上面显示了所有包含这个类别码的产品，用户只需要选择输入即可。其次，用户也可以直接按F3查询键打开查询对话框，输入类别码进行查询。

　　控制点二：若该品号存在，则会在此处带出其他相关字段的内容。如品号所定义的品名、规格、仓库、最底补量、默认供应商等等都会自动带出来。所以，在输入品号的时候，系统会判断该品号是否存在，若不存在的话，则系统会提示用户，先去建立品好信息，然后再进行请购单的输入。

　　字段二：仓库。

　　该字段表示的是，后续采购、收货时，放入到哪一个仓库。如研发部门请购的，可能会要求进货时放入到样品仓库;而生产部门请购的，则要求放入原材料仓库。所以，有时候不同部门请购的东西，虽然材料一样，但是用途不同，所以需要放入不同的仓库进行管理控制。故，在请购单单身处设置了仓库字段，以方面后续的作业。

　　控制点一：默认情况下，该字段的内容从品号基本信息出带过来。在品好基本信息处，也有一个仓库字段。实施顾问在ERP项目实施的时候，一般都会建议用户输入这个字段。因为这个仓库字段在很多单据中都需要用到。但是，这不是强制，而只是建议。所以，当品号信息中仓库字段没有定义的话，则默认情况下，请购单会自动带出上一笔请购单单据所采用的仓库。

　　控制点二：仓库根据是否计算库存金额，可以分为计价仓库与不计价仓库。一般情况下，请购时，不能选择不计价仓库。因为只要发生请购作业，后续就会发生相应的成本。虽然，若不进行如此控制的话，则很可能会造成后续成本计算的不准确。

　　字段三：请购数量。

　　控制点一：请购数量必须大于等于0。注意，这个地方不是大于0，而是大于等于0。为什么要进行如此控制呢?首先，请购的数量当然不能小于0，否则的话，根本没有意义。但是，请购的数量是可以为0的。如请购单可能是从物料需求计划中转过来的。物料计划人员在核对请购数量时，可能认为该物料暂时不用请购。但是，他没有把该物料直接删除，这主要是为了后续核对，而是把该物料的请购数量改为了0。当该字段输入了非法的值，如输入的数字小于0或者输入的为非数字时，系统就会提示错误信息“此字段输入的值非法，只能输入大于等于零的数字。”

　　控制点二：库存数量查询。当焦点位于这个字段时，我们按F3查询键或者字段旁边的库存查询按钮时，系统就会弹出一个查询窗口，该窗口中的内容是该需要请购的物料的所有仓库的库存数量。也就是说，当该材料不只在一个仓库中存在时，则系统会查询出所有仓库的库存数量，并一一显示，以方便用户判断是否真的需要请购，以及对请购数量进行一些必要的调整。