ERP实务:如何处理手工开立采购单
最近,我接到一个客户的投诉,说他们根据销售定单导出来的采购单上,缺少采购单。这是怎么回事情呢?
解决方法一:
若现在物料计划员,在采购计划维护的时候,把某个采购计划错误的指定结束。后来又需要进行采购的话,怎么办呢?一般来说,采购员最好不要直接开立采购单。而是物料计划员先在采购计划管理窗口,把原先的指定结束的采购计划重新打开,然后根据这个采购计划重新生成一遍。因为已经有采购单的采购计划,不会重新生成采购单。所以,最后生成的,就是以前被错误指定为结束、没有生成采购单的采购计划。如此做的话,就可以在新的采购单与采购计划之间重新产生联系。当然,这就是要增加物料计划员的工作量。不过,我觉得这上值得的,至少以后采购员及其他用户的工作会变得轻松许多。
解决方法二:
若在不得已,确实需要手工开立采购单的时候,那就要手工指定关联关系了。如现在采购员因为某项物料采购量过多,需要在不同的供应商之间分摊采购数量的时候,那就先修改原先生成的那张采购单。然后在手工的开立采购单。不过在开立采购单的时候,要手工的关联采购计划。当然,这个关联的动作一定要选择正确的采购计划,否则的话,就容易出错。所以,若采取这个方法的话,为了保证操作的准确性,这对采购计划的编号就有一定的技术要求了。如采购计划的编写原则,可以根据销售定单号-生产计划号-流水号编写。如此,在采购单上关联采购计划的时候,一看编码就知道,该采购计划号是用于哪张销售定单、哪个生产计划。如此的话,采购员在选择的时候,就不容易出错。
最后,有时候采购员工可能没有这么自觉,在手工开采购单的时候,不会去关联采购计划。所以,我们在系统中,还是需要设置一个控制,迫使采购员一定要去关联采购单。我们可以在采购单单据性质中设置,若该采购单没有前置来源,即采购计划字段是空的话,则不允许审核。如此的话,就可以迫使采购员,一定要去关联采购计划。如此,采购员即使是无意,又或者是有意,系统都会提示用户,要关联采购计划。这样,就保证了每张采购单都跟采购计划、生产计划等产生了关联。那么,采购单手工开立的问题,就不再存在了。
不过,话说回来,手工开立采购单的时候,还是存在一定的风险。即当采购单员选择采购计划的时候,若选择错误的话,则这个对应管理错了,那后续的查询、成本统计等等,也会产生错误。所以,能够不手工开采购单的,就要避免手工开单。也就是说,能够用第一种方法解决的,最好用第一种方法解决。第二种方法是不得已而为止的。希望用户在具体选择解决方法时,还是要谨慎。
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