不过，在实际工作中，有时候也会遇到需要变更的时候。如由于供应商送来的这批货质量差等原因，采购部门决定不接受其接下来送过来的货物等等。为此，在ERP系统设计中，还是考虑了这些方面的因素。对于已经收过货的项目，允许其进行部分内容的变更。一般来说，像我现在在使用的ERP系统，其对于已经收过货的采购订单项目，只允许一个变更动作，就是“指定结束”。当用户不需要供应商剩下来没有交期的货物时，可以通过采购订单变更单，把这个项目“指定结束”掉。

　　采购订单变更单指定结束功能，还有一个非常现实的应用，解决采购订单的尾数问题。如需求部门在实际请购时，可能考虑了损耗率的因素。如在生产的时候可能真正的需求量只是980套，但是，生产部门可能考虑到需要备30套损耗，所以，在请购的时候，请购数量即为1010套。但是，供应商只送过来1000套，剩下来的10套如何处理呢?一般情况下，若不影响生产部门实际生产的话，则采购部门是允许供应商不送这些货物的。毕竟，这些材料若供应商送过来的话，在企业中也只能作为呆滞品了。此时，因为采购项目已经收过货，所有，已经不能通过采购订单变更单变更采购数量。但是，也不能一直这么放着，因为若不加改动的话，在采购订单未结案明细表中，将会永远存在这个尾数。故，遇到这种情况，我们就可以通过采购订单变更单，把这个项目指定结束掉。如此的话，我们就不会再被这个烦人的尾数问题所困扰。

　　顾问总结：

　　对于采购变更单来说，在做这支作业之前，采购订单需要对采购订单的收货情况进行判断。一般来说，若采购订单已经收了货，则变更的内容就会受到很大的限制。有些ERP系统设计的比较死，只要采购订单收了货了，不管其只是收了其中的一项，还是部分收货，通通不允许用户进行任何的更改。

　　但是，有些ERP系统在这个方面设计的比较人性化，考虑到企业的实际需求。若采购订单已经收过货的话，可以进行一定程度的更改，当然，这个更改的前期，使不会造成业务的混乱。

　　第三步：跟供应商进行协商。

　　当企业受到采购订单变更申请的时候，除了要判断物料的收货情况之外，还需要跟供应商协调，看看其是否接受变更后的采购订单。

　　如对于原材料B，其采购订单的交期是7月10日。但是，客户可能由于种种原因，如生产计划的变更或者客户销售订单交期的变更等等，需要变更这个订单交期，希望把交期从7月10日变更为7月1日。这往往不是说企业想变更就可以变更的。而是需要企业先跟供应商协商好，看供应商是否会同意。若供应商同意了，则再在ERP系统中做采购变更单，变更这个采购交期。若在没有跟供应商协商一致的情况下，擅自变更采购订单，有时候往往是无用功。

　　同时，有些变更的话，可能还会导致一些损失。如企业要把交期从7月10日变更为7月1日。供应商表示同意，但是，因为供应商那时没有车，需要企业自己去提货。所以，这个交期的变更，就还涉及到一些损失。我们在项目的实施过程中，一般都是要求在采购订单的变更过程中，把这个损失能够在采购订单变更中反映出来。因为这关系到以后订单成本的计算等等。若不在这里进行反应的话，则这个因为订单变更造成的损失，将不会再后续订单成本计算的过程中体现出来。

　　顾问总结：

　　供应商的协商过程，基本上是一个用户手工操作的过程，ERP系统不能提供多少的帮助。不过，在ERP系统，有一张采购订单变更明细表，可以查询出某个供应商的历史变更记录。这份资料，或许对于采购员在跟供应商协商采购订单变更事宜的时候，有点作用。

　　第四步：采购订单变更单的开立。

　　首先要强调的是，对于采购订单的变更，我们强调都需要通过采购订单变更单作业来处理。而尽量不要采用把原有采购订单撤销审核，然后直接在采购订单上变更。因为通过这种方式的话，不会再留下任何的变更记录，也不能预计采购订单的变更损失。以后出现问题时，就很难查询采购订单的原始记录。

　　虽然，虽然在系统设计的时候，提供了撤销审核的功能。一般这个功能，是在采购订单还没有传真给供应商的时候，我们可以通过撤销审核对订单直接进行更改。但是，若采购订单已经发给供应商了，则后续的采购订单的更改最好通过采购订单变更单来处理。

　　在采购订单变更处理的时候，我们具体要注意以下几个问题。

　　一是系统对于该采购订单是否收货会有一个核对与控制的过程。如一张采购订单若有两个条目，分别采购原材料A与原材料B。当原材料A收货了，则不会影响原材料B的更改。也就是说，这个收货对采购变更的限制，是针对采购订单的具体项目，而不是整张采购订单。